1. Rekisterinpitäjä
Yrityksen tiedot
Insinööritoimisto 2K Oy
Penttilänkatu 1 A
80220 Joensuu
Y-tunnus Y-2517223-9
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä voit kysyä lisää:
Tietosuojavastaava Miikka Korhonen
2. Rekisterin nimi
Insinööritoimisto 2K Oy’n asiakas- ja sidosryhmärekisteri.
3. Rekisteröidyt
Rekisterissä ovat Insinööritoimisto 2K Oy’n asiakkaat, yhteistyökumppanit sekä muut sidosryhmät.
4. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen peruste
Rekisterin pitämisen perusteena on asiakassuhde, yhteistyökumppanuus tai muu sidosryhmäperuste Insinööritoimisto 2K Oy:hyn.
Henkilötietojen käsittely ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja voidaan käyttää Insinööritoimisto 2K Oy’n ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hoitoon, laskutukseen, asiakaspalvelun ja ylläpidon hoitamiseen, palvelutarjonnan parantamiseen, analysointiin sekä palveluiden kehittämiseen tuottamiseen. Tietoja voidaan käyttää myös muihin tilastollisiin tarkoituksiin kuten markkinointitutkimuksiin.
Asiakkaan ja asiakaspalvelun välinen viestintä, kuten sähköposti- ja tekstiviestit voidaan tallentaa. Nauhoitettua tai muuten tallennettua viestintää voidaan käyttää tilausten varmistamiseen, reklamaatioiden käsittelyyn, koulutukseen sekä palvelun laadun parantamiseen.
5. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:
– Nimi
– Osoite
– Sähköpostiosoite
– Puhelinnumero
– Rekisteröityyn liittyvä organisaatio
– Suoramarkkinointiluvat ja tietojenkäsittelykiellot
– Asiakaspalvelun yhteydessä tapahtuva viestintä
– Asiakas- ja tilaushistoria
– Voimassa olevat sopimukset
Henkilötiedot säilytetään vähintään asiakassuhteen ajan, tästä pidemmässä säilytyksessä noudatetaan lakisääteisiä velvoitteita.
6. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti tietosuojaselosteessa ilmoitettuihin yhteystietoihin.
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Käsittelyn rajoittaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti Asiakkaalta asiakassuhteen syntyessä. Tämän lisäksi tietoja voidaan saada asiakaspalvelun yhteydessä, luottotietojen tarkistuksessa, rahoituspäätösten teon yhteydessä tai tarjottujen palveluiden käytön aikana luovutettuna.
Saatamme kerätä asiakkaita koskevia tietoja myös julkisista lähteistä tai rekistereistä, kuten LinkedInistä tai muista sosiaalisen median kanavista.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt työtehtävissään. Voimme luovuttaa joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille markkinointia varten sekä toimituksen takaamiseksi. Tietosi välittyvät myös luottopäätöksen yhteydessä luottoa myöntävälle taholle.
Tietoja luovutetaan viranomaisille lakien ja asetusten niin edellyttäessä, ja tiedotamme tästä asiakasta, mikäli se on sallittua lain puitteissa .
9. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja säilytetään vain tarvittava aika joka niiden käyttötarkoitukselle on, tai kuten sopimus tai laki vaatii. Tietojen säilytyksen kestoaika riippuu tarkoituksesta ja tilanteesta, ja tietojen säilytysajat voivat perustua myös lainsäädäntöön, kuten kirjanpitolakiin. Tarpeeton tieto poistetaan rekistereistä.
10. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn myös osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyillä, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoinkin asianmukaisesti.
11. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietyissä tilanteissa tietoja saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle, sillä osa käytössä olevista pilvipalveluista saattaa sijaita EU:n ulkopuolella. Jos tietoa siirretään EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, varmistamme että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa tai siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu (USA) taikka siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen. Varmistamme aina, että mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävän suojauksen kanssa.
12. Automaattinen profilointi ja päätöksenteko
Tietoja ei käytetä automaattiseen profilointiin tai päätöksentekoon.